L'intranet comme moyen de réduire la consommation de papier

Initialement, un projet d'intranet documentaire recouvre le plus souvent un double objectif : réduire la consommation de papier utilisé par l'entreprise d'une part, fluidifier les processus liés à la manipulation et à l'échange de contenus d'autre part (courrier entrant, données métier, brochures, etc.).

Comme le montre nombre de retours d'expérience (Pictet, La Poste, BNP Paribas, etc.), ses deux axes engendrent également plusieurs bénéfices indirects, une réduction de l'espace de bureau ou d'entrepôt consacré à l'archivage ainsi qu'une diminution des personnels chargés de la gestion du courrier interne notamment.


La numérisation des documents

Comment mettre en oeuvre un tel environnement ? En amont, il nécessite avant toute chose de numériser les documents en entrée du système d'information. Couplé à un scanner, un outil d'analyse de textes permet de répondre à ce premier enjeu. Une solution qui, rappelons le, s'adosse à des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR), voire de reconnaissance de termes ou de concepts (IWR). Naguère limité à la typographie en noir et blanc, le champ d'actions des produits en question s'étendrait dès lors aux lettres manuscrites ainsi qu'aux textes gris dotés de fonds graphiques. Parmi les principaux éditeurs positionnés sur ce segment, on compte notamment IRIS et A2IA.

Notez que cette tâche peut éventuellement être sous-traitrée, ce qui se révèle parfois intéressant si les opérations d'acquisitions restent ponctuelles. En France, il existe plusieurs acteurs spécialisés dans ce genre de prestations (2(AI), Azentis, Unilog, etc.).


la mise en oeuvre de processus métier

Une fois l'opération d'acquisition effectuée, il est nécessaire de s'entendre sur le format dans lequel les fichiers seront exploités. Ici, certains, principalement des grands groupes, n'hésitent pas à retenir d'emblée le XML. Un langage qui présente comme principal avantage de structurer et d'indexer les données - en prenant en compte si besoin est leurs attributs métier. Mais également de faciliter leur conversion dans le ou les formats de publication supportés par l'intranet (HTML par exemple).

La montée en puissance du XML depuis sa création en 1998 n'empêche pas le PDF (pour Portable Document Format) de demeurer parmi les formats les plus couramment utilisés au sein des systèmes de GED (pour gestion électronique de documents). Il est vrai que ses points forts sont nombreux. Multi plates-formes, il dispose d'un logiciel client gratuit (Acrobat Reader) et de mécanismes de conversion intimement intégrés aux suites bureautiques, celles de Microsoft notamment (Office). Et ceci sans compter ses fonctions de formulaires et de navigation interne et externe (voir l'article).


Les processus entrent en action

Les plates-formes de gestion de contenu viennent couronner la documention ainsi élaborée. Leur objectif ? Elles orchestrent le cheminement des données structurées (XML, etc.) ou non-structurées (PDF, etc.), en administrant par exemple des processus de validation (workflow) ou encore des espaces de collaboration autour d'un ou plusieurs documents (groupware).

En fonction du contexte et des besoins, diverses solutions de GED peuvent être envisagées. Si la base est constituée de fichiers bureautiques (PDF, etc.) dont les metadonnées se résument à quelques paramètres (une date de création et un numéro de référence par exemple), un serveur Windows peut suffire. En revanche dans le cas d'un référentiel excédant une dizaine de tag (marqueurs ou balises), le déploiement d'un environnement de gestion de contenu (voir le panorama) associé à un serveur Web se révèle souvent nécessaire.